A partir de que llegó COVID19 a nuestras vidas, TODO CAMBIO. Esto represento un reto en la forma en la que tuve que confrontar mis propias teorías relacionadas a la mejora continua. Si COVID19 es un problema, como ser congruente con la idea que he compartidos acerca de que los problemas son tesoros, si esto es cierto quiere decir que COVID19 es un problema, por lo tanto representa una oportunidad de mejora. ¿Es esto cierto?
Desde antes de que llegara COVID19, a partir de trabajar en una organización global me daba cuenta que la idea de realizar eventos Kaizen de forma presencial, tenía muchísimas limitaciones en relación por ejemplo a los costos de viaje y a la disponibilidad de tiempo de las personas. De tal manera que aunque realizar talleres Kaizen presenciales ya se había vuelto una práctica común en la organización, siempre vi la oportunidad de cómo lograr realizar este tipo de talleres de forma virtual.
Afortunadamente antes de que llegara C19, estuve practicando y realizando algunas pruebas que me llevaron a concluir que realizar talleres Kaizen en ambientes virtuales, si era posible. No necesariamente de forma sencilla, ya que me di cuenta que tenía muchos retos que había que superar, pero si era una idea a la que le veía mucho potencial.
Cuando COVID19 llegó, vi la oportunidad de poder de forma acelerada implementar algunos de los conceptos y principios Kaizen en equipos de trabajo de forma virtual. Esto implicó un esfuerzo de tener que reinventar y resolver muchos de los retos que se presentan cuando se tienen que realizar mejoras en equipos multifuncionales que están separados geográficamente, en muchas ocasiones incluso trabajando en diferentes zonas horarias.
A partir de lo anterior, aquí comparto 5 lecciones aprendidas de los últimos meses acerca de cómo seguir avanzando en la aplicación de la mejora continua, en ambientes de trabajo virtuales.
- Metodología de mejora. En los ambientes virtuales resulta aún más importante que se introduzca algún tipo de metodología simple para guiar los esfuerzos de trabajo. Hace unos días tuve una llamada donde estaban preguntándose si aplicar un taller Kaizen Virtual tenía sentido o no. Me resulto muy claro que con simplemente compartir el proceso metodológico sugerido para resolver el problema ayudo de forma inmediata a tener una mejor estructura de trabajo para abordar el problema. Aunque aplicar de forma virtual representa un reto, pero tener claridad en la visión y los entregables de cada una de las etapas que se espera lograr en cada una de las fases de la metodología que se haya elegido implementar es de suma importancia. En lo particular la metodología de mejora DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar), resulta extremadamente útil ya que es una metodología simple y que se explica por si sola.
- Divide y vencerás. Trabajar en ambientes virtuales presenta retos difíciles de superar. Así en mi experiencia lidiando con este tipo de talleres Kaizen Virtuales, resulta indispensable partir el ejercicio total en lo que lo llamo Misiones. Esto vinculado con el punto anterior de la metodología ayuda a los equipos a guiar paso por paso y de forma sencilla el logro de los objetivos que se buscan dentro del taller. Por ejemplo. Una primera misión que el equipo Kaizen tiene que completar es completar la etapa de Definición de la metodología. Esta misión puede constar de una serie de sub-tareas que los equipos van a tener que desarrollar de forma colaborativa en un ambiente virtual.
- Rendición de cuentas. Para cada misión es indispensable que los integrantes del equipo Kaizen rindan cuentas. Muestren el progreso logrado para cada una de las misiones con tiempos de entrega específicos. Y se garantice la comprensión y el compromiso de las misiones subsecuentes.
- Liderazgo visible. Uno de los no negociables de este tipo de esfuerzos es lograr que los lideres involucrados con el cambio y con la toma de decisiones para que los cambios participen de manera activa en las reuniones planeadas al menos en las reuniones de rendición de cuentas. Es a través de este punto que los equipos podrán lograr avances a partir del mensaje que envía el líder acerca de la prioridad del esfuerzo Kaizen, demostrado con una participación activa por parte del líder.
- Formatos predeterminados. Más allá del tipo de plataforma y paquetería que los miembros o las organizaciones quieren utilizar. Es indispensable que se busquen espacios colaborativos en líneas. Donde los participantes puedan consolidar sus aprendizajes y puedan colaborar desde cualquier lugar y a cualquier hora. Estos formatos deben ser claros y deben ser de fácil comprensión. Una práctica que implemente es la de agregar videos sencillos para que las personas en caso de dudas puedan ver esos videos y puedas comprender mejor el propósito y el tipo de información que se solicita.
Conclusiones.
Claro que existen muchísimas lecciones aprendidas cerca de cómo realizar eventos Kaizen, pero quería enfocarme en aquellas lecciones que considero vitales para incrementar la probabilidad de éxito en la aplicación de estos eventos.
Para todos aquellos apasionados por la mejora continua, tenemos que darnos cuenta que estos tiempos nos están demandando precisamente aplicar los conceptos de mejora continua en nosotros mismos.
Estos retos que se nos presentan nos obligan a mejorar cada día y a seguir trabajando mejorando e innovando para lograr que la cultura de la mejora continua se siga fortaleciendo y siga creciendo dentro de las organizaciones. A continuación presento la siguiente pregunta de reflexión. No dudes en compartir tus comentarios para que podamos aprender de tus propias lecciones aprendidas.
- ¿Cuáles son los retos a los que tu o tu organización se han tenido que enfrentar cuando están tratando de mejorar o resolver algún problema de forma virtual?, ¿Cuáles son algunas de las técnicas o herramientas que han servido o no para lograr resolverlo?
